Planilha de Controle: uma ferramenta útil | Clube do Dinheiro

Planilha de Controle: uma ferramenta útil

Chegou a hora de consolidar todas as lições anteriores numa só ferramenta – uma planilha de Excel. A planilha de controle financeiro será importante tanto para o acompanhamento presente das finanças quanto para a tomada de decisões futuras. Ela mostra a situação atual de crédito e débito e, provisionando valores para o futuro, você pode verificar como estará seu caixa em determinado período e avaliar se há necessidade de efetuar alterações no orçamento.

Para fazer o bom uso da planilha, é preciso entender como ela é composta e o que pode ser modificado na mesma. Dessa forma, além de não corrermos o risco de mudar células que não devem ser alteradas, fica mais fácil compreender o funcionamento da ferramenta e o significado dos valores.

Ah, você pode baixar a planilha financeira clicando aqui!

Entendendo a Planilha

A planilha é composta por 3 abas:

  • Controle Jan-Ago;
  • Controle Set-Dez;
  • Balanço.

As duas primeiras abas são idênticas, apenas divididas conforme os meses por conta de capacidade do Excel. A última é um balanço mensal das finanças, comparando orçamento com o gasto efetivo. Todas as abas estão divididas por categorias de gasto que, por sua vez, fragmentam-se em outros itens.

Você deverá imputar algumas informações nas abas da planilha. Para tanto, há uma orientação importantíssima que você deve seguir à risca: você pode modificar apenas as células de cor cinza. As demais consistem em fórmulas e, portanto, devem permanecer intactas.

Abas de Controle Mensal

O calendário e o orçamento confeccionados serão as bases de informação para preenchimento das abas de controle mensal da planilha. Nas células cinza, conforme categoria e a data de vencimento das despesas, você deverá colocar os valores correspondentes à previsão de gastos e receitas. Veja o exemplo em “Controle Jan-Ago EXEMPLO”.

Imputei dados hipotéticos referentes a receitas e a alguns gastos. Suponhamos que hoje seja dia 01 de janeiro. Assim, no dia atual e em 15 de janeiro eu recebo um adiantamento de R$ 100,00. O salário, de R$ 200,00, é creditado a mim apenas no último dia do mês. Esses valores não são previsões, mas valores fixos que, todos os meses, são creditados nos mesmos dias – 01, 15 e último dia do mês. Hoje tenho uma conta de telefone fixo a pagar, cujo valor já é certo, R$ 2,00.

Para o mês seguinte, no entanto, não sei exatamente quanto terei que desembolsar para pagar essa conta específica, mas a média mensal desse gasto é de R$ 3,00. Portanto, provisionarei para fevereiro esse valor. Como é apenas uma previsão, até que eu tenha o valor exato de cada conta, deixarei a célula pintada de laranja. Assim, sei que poderá haver alguma alteração. Por esse motivo há outras células também na cor laranja. Assim, ao receber os boletos com os valores definitivos, deverei alterar esse número na célula e retorná-la à cor cinza. Isso facilitará o controle financeiro.

Como vocês devem ter notado, a linha de saldo altera-se conforme os dados são incluídos. Isso permite que você possa prever como estará sua situação financeira futura e, a partir daí, realocar os gastos. Na planilha de exemplo, no dia 30 de janeiro meu saldo fica negativo. Nesse dia terei que pagar uma mensalidade escolar cujo valor é fixo. No entanto, há um gasto expressivo no dia anterior, referente a um curso. Provavelmente terei que adiá-lo para que meus gastos não excedam minhas receitas ou arrumar alguma forma de incrementar a renda, não resultando no saldo negativo.

Detenho-me ainda no gasto referente ao curso. Coloquei um comentário na célula sobre o assunto do mesmo. Utilizem-se desses comentários, especialmente nos itens “Outros” das categorias. É muito importante que você saiba exatamente o destino do seu dinheiro.

Por fim, coloque na planilha todos os seus gastos (ou previsões) para todos os meses. Há contas mensais e é importante que elas já estejam provisionadas até o máximo período possível. Acompanhe diariamente a ferramenta e, conforme cheguem contas ocasionais, inclua as mesmas na planilha.
Passemos à aba de Balanço.

Aba de Balanço

Mais uma vez, você será responsável por preencher apenas as células cinza. Neste caso, os valores que deverão ser imputados referem-se ao orçamento que você elaborou. Essa aba será responsável por comparar sua previsão com seu gasto efetivo, atentando à necessidade de redução de gasto ou mesmo destacando economias realizadas ante o orçamento.

Como pode ser verificado na aba “Balanço EXEMPLO”, na situação hipotética que criei, em geral, no mês de janeiro, eu gastei 2% a mais do que previ. Embora tenha economizado nas contas de telefone fixo, gás, água e supermercado – que estão destacadas em verde, paguei mais que meu orçamento para os gastos com energia elétrica e celular – destacados em vermelho.

Para os gastos cujo valor de pagamento e valor orçado bateram, a cor é amarela porque, ainda que haja compatibilidade, você deve considerar a possibilidade de reduzir ainda mais o gasto e fazer com que o indicador torne-se verde.

Controle Diário

A ferramenta é automática e muito útil para o controle financeiro, já que mostra panoramas presentes e futuros. No entanto, para a efetividade de seu uso, você deve exercer controle diário sobre a planilha, adicionando e alterando gastos conforme o recebimento de contas e, principalmente, analisando os significados dos valores para adaptar seus gastos conforme as necessidades.

Ainda que se exerça um forte controle, nem sempre será possível compatibilizar receitas e gastos e, portanto, às vezes será necessário tomar crédito. Na próxima lição trataremos de como utilizar-se do mesmo, caso seja necessário, da forma menos onerosa possível.

Por Thais Oliveira

[Este artigo faz parte de uma série de artigos que compõe o curso Finanças Pessoais]

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