Como organizar as contas e deixar tudo em dia

Planejamento é a base de tudo. Se você seguiu as lições anteriores, seu planejamento financeiro pessoal deve estar bem delineado. Ainda assim, é preciso tomar alguns cuidados para que imprevistos como problemas com o recebimento de boletos a pagar não venham a prejudicá-lo.

Faça um calendário

A primeira coisa a ser feita é um calendário de pagamentos. Tarefa fácil, já que as contas foram mapeadas conforme as respectivas datas de vencimento. O ideal é que seja um calendário bastante visual, que fique exposto em algum lugar que você veja ou acesse diariamente. Use a criatividade – cores para classificar pagamentos conforme a importância, valores ou mesmo algum outro critério que achar relevante, são exemplos. O calendário deve ser confeccionado de forma que você assimile as informações rapidamente. Tanto faz que seja físico ou virtual, desde que você acompanhe todos os dias.

Essa ferramenta, ainda que auxilie todo o processo, não é suficiente. Ter o controle dos boletos recebidos e das contas que já foram pagas é essencial. Para tanto, algumas dicas sobre como organizar o processo que engloba desde o recebimento até o pagamento de contas podem ajudar.

Alguns boletos são recebidos via correspondência e outros entram direto do sistema do banco, como débito automático (DA) ou mesmo débito direto autorizado (DDA). Esse último é relativamente “perigoso”, já que pode ocorrer de você esquecer de autorizar – não há nenhum sistema automático de aviso prévio – e perder o dia de pagamento. O calendário previamente confeccionado servirá como alerta caso algum imprevisto ocorra.

Arquive os documentos

Fazer uma contabilidade pessoal, arquivando todas as contas e comprovantes de pagamento, é muito útil para consultas futuras e no caso de haver problema com valores errados de contas, por exemplo. Nesse caso, a organização física é melhor que a virtual. Ainda que essa organização seja física, isso não afeta o fato de você poder pagar suas contas via internet banking.

Serão necessárias pastas e envelopes. Uma primeira pasta, que pode ser do modelo catálogo, será destinada ao arquivamento de contas antes da inclusão de pagamento, e isso se encaixa principalmente àqueles que se utilizam do serviço bancário online. Uma segunda pasta, cujo melhor formato para os objetivos a serem atendidos é o de pasta sanfonada, será destinada ao arquivamento de contas já incluídas para pagamento, mas para as quais o mesmo ainda não tenha sido efetuado. Por fim, os envelopes serão destinados ao arquivamento das contas já pagas anexadas com os respectivos comprovantes de pagamento.

A ideia é que, após inclusas no sistema, as contas sejam colocadas na pasta sanfonada conforme as datas de vencimento. Portanto, é importante que esta pasta contenha trinta abas, correspondendo cada uma a um dia do mês. Assim, verificando essa pasta todos os dias, você saberá em quais deles há contas a pagar e, após efetuados os pagamentos, arquivará todas essas contas junto com os respectivos comprovantes, que serão guardados em envelopes mensais. Portanto, para cada mês haverá um envelope com todos os pagamentos efetuados no período e os respectivos comprovantes. Realize esse processo não apenas com as contas, mas também com recebimentos. Reitero a importância de ter documentos desse tipo arquivados.

Dicas de Ouro

Apesar de parecer bobagem, essas dicas são valiosas e podem fazer grande diferença no seu controle financeiro mensal. Os comprovantes de pagamento são documentos e, ainda que não corriqueiramente, pode acontecer de, ocasionalmente, você precisar deles. Portanto, arquivá-los é uma tarefa que deve ser feita. Você pode adaptar essa organização conforme suas necessidades. Por exemplo, caso não queira arquivar as contas fisicamente, você pode digitalizar todos os documentos e salvá-los em qualquer formato virtual.

Como última dica, fica um conselho que facilitará seu controle financeiro. Liste todas as contas a serem pagas conforme o modo de recebimento – boletos impressos, DA, DDA ou qualquer outro que venha a utilizar e coloque essas informações no calendário confeccionado para não correr o risco de esquecer algo. Mais importante, acompanhe diariamente esses arquivos. Comece a criar uma rotina, assim como você acorda e escova o dentes todas as manhãs, de dedicar certo horário de seu dia a esse acompanhamento e análise. Faça com que esse processo se torne um hábito.
Medidas simples e baratas como as supracitadas são extremamente eficientes para alcançar os objetivos desejados. Depende de seu esforço e dedicação facilitar a assimilação do processo.

Na próxima lição trataremos de unificar as anteriores em mais uma ferramenta, ainda simples, mas mais automática que, de forma bastante visual, indicará sua situação financeira atual e futura, permitindo re-elaboração de planejamento e previdência frente a acontecimentos inesperados.

Você já tem as bases para um bom controle de finanças pessoais. Pronto para otimizá-lo?

Por Thais Oliveira

[Este artigo faz parte de uma série de artigos que compõe o curso Finanças Pessoais]

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